Автоматизация учета | Сквозной учет в привязке к контрактам с покупателями

Не секрет, что характер продаваемого товара всегда откладывает отпечаток на специфику торговли. Особенно остро такое влияние проявляется в вопросах обеспечения оптимальной затарки складов, планирования закупок и т.п. Как правило, в случае если компания осуществляет торговлю дорогостоящими или эксклюзивными товарами, она предпочитает работать "под заказ". Под этим термином следует понимать, прежде всего, тот факт, что товар не закупается заранее и не хранится на складе, а все вопросы, связанные с приобретением необходимого товара, осуществляются только после соответствующего заказа от покупателя. В такой ситуации можно вести речь о сквозном учете, завязанном на конкретных заказах покупателей. Типовая конфигурация 1С:Торговля и склад системы программ 1С:Предприятие 7.7 имеет в своем арсенале целый ряд механизмов, позволяющих автоматизировать такой подход. Система поддерживает всю цепочку действий, которые необходимо произвести при работе "под заказ". Обобщенно такая цепочка может быть представлена следующим образом:

заявка покупателя > заказ поставщику > поступление товара от поставщика > резервирование товара > отгрузка товара покупателю

Воспользовавшись соответствующими документами, механизмом резервирования товара, а так же используя при работе различные договора с контрагентами, на базе типовой конфигурации, в принципе, без труда можно организовать подобного рода сквозной учет.

Но справедливости ради следует заметить, что такой учет, вообще говоря, сквозным можно назвать с натяжкой. Дело в том, что договора с покупателем и поставщиком в типовой конфигурации - это совершенно разные договора. Да, существует возможность формирования заказов поставщикам на основе анализа заявок покупателей, но общий аналитический взгляд на все движения, связанные с конкретной покупкой, затруднен. Но зачастую, именно такой взгляд на ситуацию, прежде всего, необходим продавцу. Особенно актуальна эта проблема для компаний, которые осуществляют поставки дорогостоящего оборудования, особенно если торгующая компания является частью холдинга, в котором присутствует также и производство: часть оборудования может закупаться на стороне, а часть у собственной производственной компании.

Наиболее подходящим примером такой торговли, на наш взгляд, является компания, занимающаяся поставками оборудования производственного назначения: станков, конвеерных линий и т.п. Понятно, что такой товар заранее никто не делает, и на складе он не пылится. Само оборудование сложное и нестандартное, и стоит весьма и весьма дорого. В такой ситуации, поставщик оборудования, как правило, заключает с покупателем контракт, в котором описываются все детали сделки. Для целей учета, нас, прежде всего, будет интересовать перечень поставляемого оборудования и его цена. В силу того, что стоимость сделки высока, и цена ошибок с ценообразованием многократно возрастает в сравнении, скажем, с обычной торговлей готовым товаром, то на первый план учета выходит, не столько проблема контроля за движением товаров и денежных средств (хотя и это, безусловно, необходимо), сколько проблема планирования результатов контракта на этапе его заключения и последующий сравнительный анализ реальных результатов с планами. К сожалению, для решения таких задач, типовая конфигурация 1С:Торговля и склад не предназначена.

Мы предлагаем модификацию типовой конфигурации с целью введения в нее механизма сквозного учета в привязке к контрактам с покупателями. Факт заключения контракта с покупателем фиксируется с помощью специального документа "Оформление контракта". Помимо таких банальных атрибутов как номер и дата заключения контракта, данный документ содержит перечень поставляемых по данному контракту товаров, а также плановые показатели сделки - плановые цены продажи товаров, а также плановые цены их закупки. Здесь же может определяться плановый перечень предстоящих дополнительных расходов по контракту с указанием плановых сумм этих расходов. В дальнейшем, данный документ является краеугольным камнем всего механизма сквозного учета. Все документы, связанные с движением товаров и денежных средств, а также документы, которые, так или иначе, совершают действия, которые должны находить свое отражение в рамках определенного контракта с покупателем, модифицируются таким образом, что становится возможным указать, к какому контракту та или иная операция имеет отношение. Именно это обстоятельство позволяет в дальнейшем с помощью специальных отчетов анализа состояний контрактов осуществлять контроль за течением действующих (открытых) контрактов, а также анализировать итоги выполненных (закрытых) контрактов. Набор финансово-хозяйственных операций, которые должны находить отражение в учете по контрактам, определяется нуждами конкретной торговой компании. Помимо собственно движения товаров и денежных средств, это может быть также учет дополнительных расходов, оформленных в виде услуг сторонних организаций, учет подотчетных средств, выданных в рамках конкретного контракта, или что-то еще. Учет в рамках контрактов также может быть дополнен механизмом планирования платежей. С помощью отчетов по незакрытым контрактам, можно, таким образом, проанализировать текущее положение дел в рамках конкретного контракта, произвести анализ всех показателей, учет которых в рамках системы контрактов реализован в конфигурации.

Для фиксации факта завершения каких-либо действий по контракту, служит специальный документ "Закрытие контракта". Данный документ позволяет выбрать нужный контракт и произвести анализ его состояния. Например, показать отгрузки, выполненные по контракту, затраты (доп.расходы), понесенные в рамках контракта, состояние взаиморасчетов с покупателем (долги), состояние с подотчетными средствами в рамках контракта (долги подотчетников) и т.п. Проанализировав текущее состояние контракта, лицо, обличенное нужными полномочиями, может принять решение о закрытии контракта. После этого, все текущие показатели преобразуются в итоги контракта, а с помощью специального отчета появляется возможность анализировать итоги контрактов в сравнении с плановыми показателями.