Автоматизация учета | Подмена реквизитов контрагентов в печатных документах

При работе с любыми контрагентами в системах управленческого учета всегда возникают две параллельные задачи.

1. Первая задача - это задача анализа и получения аналитической информации в разрезе контрагентов. Это может быть анализ взаиморасчетов с контрагентами, анализ продаж в разрезе поставщиков или покупателей и т.п.

2. Вторая задача - это необходимость формирования в программе управленческого учета некоторого набора печатных форм документов для правильного сопровождения финансово-хозяйственных операций.

Для гибкого взаимодействия в решении двух этих задач, которые, на практике, довольно часто не совпадают, в конфигурации 1С:Торговля и склад системы программ 1С:Предприятие 7.7 механизм учета контрагентов выполнен по двухуровневой модели. Верхнем уровнем такой модели является, собственно, справочник "Контрагенты", а вот нижним уровнем может выступать один из трех справочников - "Юридические лица", "Физические лица" и "Собственные юридические лица". Действительно, ведь в качестве контрагента может выступать как юридическое, так и физическое лицо. А при взаиморасчетах между собственными фирмами - и собственное юридическое лицо. В соответствии с этим признаком, для каждого контрагента можно выбрать конкретное значение либо юридического, либо физического, либо собственного юридического лица. Таким образом, юридическое лицо в данном контексте это фирма, которая имеет учредительные документы, реквизиты, и все прочие атрибуты. Физическое лицо - это индивидуальный предприниматель со своими атрибутами. Именно по данным этих справочников и заполняются все формы печатных документов: накладных, актов, счетов-фактур, кассовых документов и т.п. А контрагент - это некий объект, вокруг которого мы выстраиваем учет. В самом простом случае, оба эти понятия могут совпадать. Например, есть некая фирма ООО "Альфа", с которой мы работаем. Никаких изменений с ней не происходит, поэтому для нас и юридическое лицо - это "Альфа", и контрагент - "Альфа".

Но рассмотрим другую жизненную ситуацию. Предположим, что у нас имеется некий контрагент, которого мы знаем как Иванова Ивана Ивановича. При этом Иван Иванович - не ПБОЮЛ, он работает от имени юридического лица. Только юр.лица свои меняет с завидной периодичностью. Сегодня у него ООО "Ромашка", через пол года ЗАО "Восток 6", еще через год ОАО "Беркут-С". Возникает вопрос, как же быть? Ведь документы для Ивана Ивановича мы должны делать на ту фирму, от которой он в данном периоде времени работает, а вот общее состояние взаиморасчетов нам необходимо, естественно, видеть по Ивану Ивановичу в общем, не зависимо от того, когда и от какой фирмы он с нами работал. Согласитесь, заводить для целей учета каждый раз нового контрагента не удобно, да и не грамотно, потому что контрагент, по сути, всегда остается один и тот же. И мы, наверняка, захотим посмотреть обороты по продажам с ним, например, за прошедший год, и сравнить их с другими контрагентами. Вот здесь нас и выручает двухуровневая модель организации учета: наименование контрагента (справочник "Контрагенты") мы всегда оставляем одним и тем же Иванов И.И., а вот юридическое лицо меняем ему каждый раз при необходимости. При этом в печатные формы будут попадать реквизиты уже нового юридического (физического) лица, а вот при построении любых аналитических отчетов нам всегда придется иметь дело только с контрагентом Ивановым И.И. Таким образом, мы показали, что данная ситуация довольно удобно решается средствами типовой конфигурации 1С:Торговля и склад.

Однако в жизни не редко встречаются ситуации еще более "запутанные", с которыми типовая конфигурация уже не справляется. Видоизменим наш пример, и предположим, что Иванов Иван Иванович может работать сразу от нескольких фирм одновременно. Сегодня просит нас выставить документы на одну фирму, завтра на другую, потом на третью, потом опять на первую и т.д. Что поделать, ему так удобнее работать. А как же быть в такой ситуации нам? Ведь для целей управленческого учета, то, с какой конкретной фирмой Ивана Ивановича нам приходится иметь дело, имеет для нас значение только в момент выписки документов (необходимо, чтобы реквизиты были нужной фирмы). А дальше мы про эту фирму можем вообще забыть. Для целей учета, нам необходимо, чтобы отразились соответствующие движения товаров и денежных средств по контрагенту Иванову И.И. Для решения такой задачи, наиболее оптимальным подходом, на наш взгляд является реализация в рамках типовой конфигурации системы подмены реквизитов в печатных формах документов.

Достигается это за счет модификации необходимых документов и их печатных форм, таким образом, чтобы можно было, при желании, в каждом конкретном документе включить режим подмены реквизитов и выбрать еще одного контрагента - виртуального, реквизиты которого будут использоваться только для заполнения печатных форм документов и не более. Все реальные движения товаров и денежных средств будут осуществляться по основному контрагенту, который выбран в документе. Такой механизм подмены реквизитов может быть использован и для поставщиков, и для покупателей, и для продавцов (т.е. собственных фирм), а также для комитентов и комиссионеров, в зависимости от Ваших конкретных пожеланий.