Автоматизация учета | Всесторонний учет затрат

В процессе любой торговли, помимо учета собственно самого процесса покупки и продажи товаров, существует также необходимость учитывать дополнительные расходы (затраты), которые компания несет в связи с обслуживанием основного процесса - торговли. Спектр самих затрат может быть очень широк и различен для разных компаний. В качестве примера можно привести транспортные расходы, расходы по таможне, различные общехозяйственные расходы и т.п.

С точки зрения отнесения затрат на конкретные объекты учета можно выделить два вида затрат: те, которые следует относить на себестоимость товара, и те, которые могут быть отнесены только на финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом. К первому типу могут быть отнесены, например, транспортные расходы по доставке товаров от поставщиков на собственные склады, ко второму - расходы аппарата управления. Рассмотрим более подробно и тот и другой вид затрат.

Начнем с затрат, которые могут быть отнесены на себестоимость товара. Типовая конфигурация 1С:Торговля и склад системы программ 1С:Предприятие 7.7 позволяет пользователю производить учет данного вида затрат. Достигается это с помощью оформления документа "Поступление доп.расходы по ТМЦ". Необходимо выбрать документ поставки и обозначить сумму затрат, которую необходимо распределить на себестоимость товара в выбранной поставке. У реализованного в рамках типовой конфигурации механизма, на наш взгляд, есть два очень существенных недостатка.

Первый заключается в том, что сумма затрат распределяется на себестоимость товара пропорционально их первоначальной стоимости. Такое распределение не всегда отражает действительность. Предположим, мы торгуем сахаром и солью, и нам необходимо распределить транспортные расходы по доставке товара от поставщиков на наш склад. Дело в том, что сахар стоит намного дороже соли. Для примера предположим, что в 10 раз. При попытке отнести на поставку транспортные расходы, они будут распределены на себестоимость товара с таким же соотношением, то есть часть затрат отнесенная на себестоимость сахара будет в 10 раз выше части затрат, отнесенной на соль. В действительности же это не верно, потому что транспортировка 1 кг сахара стоит столько же, сколько транспортировка 1 кг соли. Такое искаженное распределение затрат в конечном итоге приведет к тому, что реальная себестоимость сахара будет завышена, а соли - занижена, а значит любое сравнение эффективности продаж этих товаров будет невозможно.

Для устранения этого недостатка, мы предлагаем модификацию действующего подхода с целью введения иных механизмов распределения затрат на себестоимость товара. Наиболее популярной является опция, позволяющая произвести распределение затрат пропорционально количеству товара. При этом правда, задача пользователя помнить, что такое распределение соответствует действительности, если речь идет об одинаковых единицах измерения товаров. Более того, необходимо, чтобы реальное распределение затрат на одну и ту же единицу разных товаров было бы приблизительно одинаковым. Очень часто, это условие не выполняется. В качестве примера с теми же транспортными расходами можно упомянуть о ситуации, когда осуществляется перевозка товаров существенно различных габаритов. Допустим, мы осуществляем доставку в наш магазин надувных лодок и рыболовных удочек. Совершенно очевидно, что лодка при транспортировке занимает гораздо больше места, чем удочка, а значит, стоимость перевозки лодки тоже должна быть выше. В таких случаях систему распределения затрат целесообразно дополнить механизмом поправочных коэффициентов. Тогда пользователь получает возможность внести коррективы в процесс распределения затрат путем указания соответствующих соотношений.

Еще одним интересным примером из жизни в вопросах распределения затрат на себестоимость товара являются таможенные затраты. Во-первых, различные виды товаров имеют различные таможенные пошлины. А во-вторых, в условиях суровой российской действительности, просчитать заранее величину таможенных расходов исходя из тарифов невозможно. По словам тех, кто занимается растамаживанием, она все время получается разной. На выходе покупатель имеет чаще всего список сумм таможенных расходов по видам товаров. К примеру, если мы занимаемся фруктами, то после прохождения таможни мы будем знать, что за лимоны мы должны заплатить столько-то, за апельсины столько-то, за гранаты столько-то и т.д. Очевидно что затраты по таможне необходимо распределять пропорционально тоннажу (количеству), ведь услуги по растамаживанию каждого отдельно взятого килограмма тех же лимонов стоят одинаково. Другое дело, что возникает необходимость распределять соответствующие таможенные расходы пропорционально тоннажу внутри каждого вида товаров, который обладает своими таможенными пошлинами, а значит своей суммой затрат. Решение этого вопроса по "классической" схеме приведет, опять же, к неадекватному отражению себестоимости товаров. Как же быть в таких ситуациях?

Решить проблему можно с помощью внедрения в типовую конфигурацию специального механизма фиксации затрат с учетом вида товара. Для того чтобы воспользоваться таким инструментом, необходимо, прежде всего, выбрать в качестве основного свойства товаров "Вид ТМЦ", и каждому товару поставить в соответствие определенный вид, в рамках которого и будут распределяться затраты. В нашем примере это те же апельсины, мандарины, лимоны и т.п. А далее, с помощью специально созданного для этих целей документа, осуществить сам процесс отнесения затрат. Данный документ проанализирует выбранную поставку, вычленит все встречающиеся в ней виды товаров, предложит пользователю указать для каждого из них свою сумму затрат и осуществит их распределение пропорционально количеству, но уже внутри каждого вида товаров отдельно.

Все это время мы говорили только о первом недостатке существующего в типовой конфигурации механизма распределения затрат на себестоимость товара. Поговорим теперь о втором. Он заключается в том, что конфигурация не предусматривает возможности анализа расходов по видам самих затрат. Иными словами, вид затрат указывается в документе просто текстовой строкой, а значит проанализировать сколько, например, в текущем месяце ушло на транспортные расходы, а сколько на таможню - невозможно. Этой же самой болезнью страдают и затраты, которые нельзя отнести на себестоимость конкретной партии товаров, а следует относить на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Учет таких затрат, можно сказать, вообще не реализован в типовой конфигурации. Все что может сделать пользователь, это оформить факт того, что он понес какие-то расходы, с помощью документов поступления услуг. Здесь, как и в случае с затратами, которые следует относить на себестоимость товара, совершенно невозможно анализировать объем понесенных затрат в разрезе собственно статей затрат.

Решение этой проблемы достигается с помощью внедрения механизма всестороннего учета затрат. Во-первых, в систему вводится новый справочник "Статьи затрат", где у пользователя появляется возможность завести все типовые источники дополнительных расходов. Во-вторых, осуществляется модификация всех необходимых документов движения ТМЦ и денежных средств, с целью фиксации в них определенной статьи затрат из справочника для дальнейшего сводного анализа понесенных расходов с помощью специально созданных для этих целей отчетов. Подобный механизм позволяет анализировать и сравнивать объемы понесенных затрат по тем или иным статьям.

Если в системе реализован также механизм учета заработной платы и прочих доходов сотрудников, то он может быть интегрирован с системой учета затрат, и тогда перечень статей затрат может быть дополнен расходами по оплате труда, например, заработной платой, премиями и другими различными выплатами.

Еще одной важной особенностью в механизме затрат, которая довольно часто востребована предприятиями, является возможность дополнительного отнесения затрат на контрагента. Как это происходит? В соответствующих документах, помимо статьи затрат, пользователю предлагается выбрать контрагента, на которого следует отнести эти затраты. Для чего это вообще нужно? Дело в том, что в реальной жизни, часто встречаются случаи, когда затраты, которые несет компания, впоследствии перекладываются на другие плечи. Это могут быть плечи поставщика, покупателя или инвестора. Предположим, что у нас есть некий инвестор, который перечислил нам определенную сумму денег на наши расходы, связанные с организацией бизнеса. В результате образовался долг перед контрагентом на сумму этих самых инвестиций. В дальнейшем, при расходовании средств, используя механизм всестороннего учета затрат, мы можем указывать нашего контрагента-инвестора в качестве объекта отнесения затрат, в результате чего долг перед ним будет списываться на сумму понесенных затрат. Более того, в конечном итоге, мы сможем предоставить инвестору подробный отчет о расходовании средств.

Другой пример - расходы за счет покупателя. В качестве таких затрат могут выступать, например, расходы по доставке товаров покупателю. Можно, конечно, включать подобные расходы в стоимость товаров, но такой подход будет искажать дальнейший анализ продаж, и не позволит отдельно учитывать и оценивать объем затрат на доставку товаров покупателям. Пользуясь вышеназванным механизмам, у пользователя появляется возможность выбрать покупателя в качестве объекта отнесения затрат. То есть в документе необходимо выбрать будет двух контрагентов: поставщика услуг (ту же транспортную компанию) и покупателя за чей счет эти расходы будут осуществляться. В результате возникнет наша задолженность перед поставщиком услуг на сумму понесенных затрат, и одновременно на ту же сумму возрастет долг покупателя перед нами. При этом возможность учета характера понесенных расходов (анализа в разрезе старей затрат), естественно, сохраняется.

Реализация описанной системы всестороннего учета затрат, позволяет на наш взгляд наиболее полно вести управленческий учет в торговой организации, а также незаменима при определении рентабельности как отдельных товаров, так и бизнеса в целом. Причем анализ рентабельности бизнеса в целом носит адресный характер - сравнительное изучение расходов по статьям затрат, позволяет в дальнейшем грамотно производить оптимизацию расходов.